深圳市注册会计师协会第七届会员代表大会第五次会议幕后花絮

深圳市注册会计师协会第七届会员代表大会第五次会议（以下简称“会员代表大会”）于2023年9月11日上午，在特区报业大厦二楼礼堂顺利召开。

本次大会会务工作由协会秘书处领导班子及党办负责统筹。在秘书处会员服务部、党委等各部门和全体工作人员的通力合作的努力下，此次会员代表大会取得圆满成功，高票通过了《章程》（修订草案）。

在此次会员代表大会的背后，离不开幕后工作人员的辛勤付出。现在，让我们一同走进这场会议的幕后。

一、 工作亮点

1.扫码签到

以往我会通常使用身份证签到方式，本次我会首次采用了扫码签到方式，会员仅需使用手机扫码就可以方便签到入场。由于此次会议参会人员达350人之多，为了使会场进出有序，每一位代表都提前分配了座位。为了让会员更便捷且清晰的看到自己的座位，我会采用手机扫码签到的方式，会员代表输入姓名或身份证号签到并同查询到对应的座位号。扫码签到的方式不仅能有效提高签到的效率，同时可快速查询座位号，方便会员入场。本次大会9点开始签到，9点半顺利完成所有到会代表的签到工作，大会准时开始。

（扫码后输入姓名或身份证件号可查询座位号）

2.计票方式

此次大会的工作亮点为通过无记名投票的方式，采用读卡器进行票数统计，运用科技手段, 高效并顺利地完成了本次表决工作。

  点票的环节涉及到安全性和准确性，为更好确保每张选票都能被准确地计数，同时提高表决环节的效率，自2020年起，机器点票已经成为了我行业会员代表大会选举和投票过程的不可或缺的一部分。虽然这一过程看似简单，但背后有着许多有趣和复杂的环节。

（工作人员分发表决票）

会前，为了保证表决票数据被准确地捕捉、存储和备份，我会进行了严格的软件测试，并模拟各种投票情境进行演练，以确保系统在各种条件下点票环节都能正常运行。会前工作人员还模拟潜在问题，并制定了网络安全措施、物理安全措施和紧急计划，以便会议的顺利开展。

（工作人员使用读卡器统计票数统计）

在此次大会中，用时不到10分钟，进行并完成了此次表决票的两次清点（点票两次是为确保数据的准确性），不仅保证了准确性，并大大提高了点票的效率，获得了领导和会员的一致好评。

 二、 会前准备工作

本次会议工作方案和安排仅用时一周，由会员服务部负责工作部署，党办负责会议资料准备，其他部门协助。在大会前一个工作日即9月8日上午，我会召开会员代表大会工作部署会议，做工作动员和工作细节安排。当天因台风“苏拉”的影响，部分同事无法现场参与，部署会通过视频连线，采用线上+线下的方式开展。会议首先由刘雪生秘书长讲话，强调了此次会员代表大会的重要性；由孙洪军副秘书长主持，做会员代表大会的工作部署；具体方案由会员服务部徐佳欣进行解读。

（会务工作部署会议）

为保证本次会员代表大会通知的顺利传达，我会在协会官网、公众号在8月29日、9月4日发布报名通知，并通过点对点的方式给每位代表共发送了7次短信。为避免存在会员代表漏看信息的情况，会员服务部于9月5日一对一电话联络未报名的会员代表，提醒进行线上报名。通知小组将未报名人员名单分为四组，由对应人员逐一电话沟通。一轮联系结束后，及时向组长汇报接通人数，并安排进行第二轮电话联系。在24小时内，即9月6日高效完成对所有会员代表的通知。

（工作人员电话通知会员代表报名参会）

（会议资料）

会员代表大会为我行业最重要的事项之一，为此，我会提前准备了代表证、工作证、会议资料《章程》（修订）及2B铅笔，并提前做好了316份资料的装袋工作。

（代表证、工作证）

9月8日-10日周末期间，工作人员进行会场布置，悬挂大会横幅、装设扫码签到易拉宝、张贴座位指示图、分发会议资料袋，并进行背景幕、音响设备的调试，以及设置主持席、发言席的位置，为大会的开始做好全面且充分
的前期工作。

（悬挂横幅、调试音响、背景幕）

（扫码签到易拉宝）

（主持席、发言席）

主持席和发言席在布置的过程中出现了一点小插曲。提前准备的物料到现场后临时发现尺寸不符，于是现场立即启用备用方案，使用备用材料，并同步联系制作物料，最后顺利完成主持席和发言席的会场布置。

 三、 会议当天

9月11日大会当天，协会全体工作人员于早上8点在会场集合。工作人员在签到处摆放了签到易拉宝、代表证、饮用水后，静候来宾。

（签到处）

上午9点，会员代表陆续到达会场，工作人员耐心引导会员们进行扫码签到和领取会员证，并由工作人员指引下有序入座。

（工作人员引导会员代表扫码签到）

（本次大会代表证）